مجموعه مستند (Documentary Collection)
18 اردیبهشت 1402
دقیقه
جمع‌آوری مجموعه مستند رویه‌ای است که به فروشنده اجازه می‌دهد دستورالعمل‌های بانکی خود را برای ارسال اسناد مربوط به بانک خریدار ارائه دهد.
منظور از مجموعه مستند چیست؟
فروشنده به کمک این فرآیند دستورالعمل‌های بانکی خود را برای ارسال اسناد مرتبط با تجارت به بانک خریدار ارائه می‌دهد. این دستورالعمل‌ها معمولاً همراه با درخواستی برای ارائه اسناد به خریدار برای پرداخت است. شرایط و ضوابط درخواست‌ها و دستورالعمل‌ها زمان ارائه مدارک به خریدار را تعیین می‌کنند.
درصورتی‌که خریدار اسناد مربوط به حمل‌ونقل را ارائه کند، کسب‌وکار، شخص یا اشخاصی می‌توانند خریدها را از گمرک ترخیص کنند و در اختیار داشته باشند. اسناد پس از پرداخت و نهایی شدن در اختیار خریدار قرار می‌گیرند که به این فرآیند معمولاً «تحویل اسناد در مقابل پرداخت» می‌گویند.
پذیرش برات ارائه‌شده توسط فروشنده راه دیگری برای دریافت اسناد توسط خریدار است. این فرآیند که «تحویل اسناد در برابر پذیرش» نامیده می‌شود، اطلاعاتی را درباره تاریخ پرداخت پول به فروشنده ارائه می‌کند. این تاریخ به‌عنوان تاریخ سررسید شناخته می‌شود.
واردات و صادرات از عوامل اصلی موفقیت کشورها و کسب‌وکارها به‌حساب می‌آیند. مجموعه مستند، فرآیندهای واردات و صادرات را فعال نموه و آنها را تسهیل می‌کند. هرچند امنیت آنها در سطح اعتبار اسنادی نیست، ولی هزینه‌های مربوط به وصول این اسناد کمتر است.
بانک‌ها همچون مجرایی برای انتقال مجموعه مستند عمل می‌کنند، اما پرداخت را همچون اسناد اعتباری تضمین نمی‌کنند. بانک فقط می‌تواند با استفاده از مجوز خریدار از حساب خریدار برداشت کند.
جمع‌بندی
- فروشنده با استفاده از مجموعه مستند می‌تواند دستورالعمل‌های بانکی‌اش را برای ارسال اسناد مربوط به تجارت به بانک خریدار ارائه دهد.
- اسناد وصولی به فعال‌سازی و تسهیل فرآیندهای واردات و صادرات کمک می‌کنند.
- درصورتی‌که مجموعه مستند خریداران یا واردکنندگان توانایی انجام تعهدات را نداشته باشد چندان برای فروشندگان یا صادرکنندگان مفید نخواهد بود.
فرآیند مجموعه مستند
این فرآیند با سفارش خرید یا خرید کالا توسط خریدار آغاز می‌شود. سپس صادرکننده یا فروشنده، کالا را برای خریدار یا واردکننده ارسال می‌کند. فروشنده دستور وصول را به بانک ارائه می‌کند. سپس بانک فروشنده دستور وصول را به بانک خریدار ارائه می‌کند.
بانک خریدار «سندی» را به خریدار ارائه می‌کند که خریدار لازم است موافقت خود را با پرداخت را به بانک اعلام کند. این موافقت از طریق بانک خریدار به بانک فروشنده ارسال می‌شود و بانک فروشنده معادل این پرداخت را به فروشنده پرداخت می‌کند.
مجموعه مستند در مقابل اسناد پرداختی
بعد از ارسال کالا توسط صادرکننده برای خریدار، سندی قابل وصول ارائه می‌شود. فروشنده یا صادرکننده اسناد حمل‌ونقل (و سایر اسناد مربوطه) را به بانک خودش ارائه می‌کند تا این اسناد را به بانک واردکننده یا خریدار ارسال کند.
همان‌طور که در بالا ذکر شد، تحویل اسناد معمولاً همراه با ارائه دستورالعمل‌های مربوط به دریافت وجه از خریدار است.
بانک در این روش تنها پس از پرداخت و نهایی شدن وجه می‌تواند مدارک را در اختیار خریدار قرار دهد. بانک خریدار (که با عنوان بانک وصول‌کننده شناخته می‌شود) پس از اتمام پرداخت، وجوه را به بانک صادرکننده منتقل می‌کند تا بعدا به حساب صادرکننده یا فروشنده منتقل شود.
مجموعه مستند در مقابل اسناد پذیرش
در این حالت، صادرکننده یا فروشنده اعتباراتی برای خریدار فراهم می‌کند. تمدید اعتبار از طریق پیش‌نویس زمانی انجام می‌شود، یعنی اسناد مربوط به فروش کالا پس از پذیرش و امضای پیش‌نویس در اختیار خریدار یا واردکننده قرار می‌گیرند.
پیش‌نویس زمانی صورت‌حسابی است که خریدار را مجاز به پرداخت در مرحله بعدی می‌کند. این پیش‌نویس از نظر قانونی خریدار را ملزم به پرداخت در تاریخ مشخصی می‌کند.
بانک وصول‌کننده در تاریخ مشخص‌شده برای پرداخت با خریدار تماس می‌گیرد. بانک خریدار (که با عنوان بانک وصول‌کننده شناخته می‌شود)، وجوه را پس از پرداخت به بانک صادرکننده منتقل می‌کند تا به حساب صادرکننده یا فروشنده منتقل شود.
چه زمان از مجموعه مستند استفاده کنیم؟
استفاده از مجموعه مستند در شرایطی که خریداران یا واردکنندگان قادر به انجام تعهدات خود نباشند چندان برای فروشندگان یا صادرکنندگان مفید نخواهد بود. به همین دلیل مهم است مجموعه مستند در شرایط خاصی مورد استفاده قرار گیرد.
مجموعه مستند در شرایط زیر ایده‌آل هستند: وجود رابطه‌ای دیرینه و پایدار بین فروشنده و خریدار، در شرایط سلامت اقتصادی و سیاسی کشور خریدار، همچنین، در صورتی استفاده از اعتبارات اسنادی برای خریدار قابل‌قبول نباشد.
برای مطالعه سایر واژگان ادغام و تملیک به صفحه واژه نامه ادغام و تملیک مراجعه نمایید.
