اتاق داده (Data Room)

آخرین به‌روزرسانی: 18 بهمن 1401

اتاق داده مکانی امن برای ذخیره‌سازی داده‌های ممتاز است.

اتاق داده چیست؟

اتاق داده مکانی امن برای ذخیره داده‌های ممتازی است که معمولاً در رسیدگی‌های حقوقی یا معاملات ادغام و تملیک استفاده می‌شود. اتاق‌های داده برای ذخیره‌سازی اسناد، به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، ایمن‌سازی اسناد حساس و انجام تراکنش‌های مالی استفاده می‌شوند. دو نوع اتاق داده وجود دارد: اتاق داده فیزیکی[1] و اتاق داده مجازی[2].

اتاق داده

اتاق داده در معاملات ادغام و تملیک معمولاً در محل معامله یا دفتر فروشنده، یعنی جایی که خریداران، فروشندگان و وکلای انجام دهنده معاملات می‌توانند برای دسترسی به اسناد و مدارک با یکدیگر ملاقات کنند، ایجاد می‌شود.

اتاق داده فیزیکی

اتاق داده فیزیکی با عنوان اتاق داده بررسی دقیق نیز شناخته می‌شود و مکانی فیزیکی است که فروشنده برای ذخیره اسناد ضروری موردنیاز طی معامله ادغام و تملیک ایجاد می‌کند. اتاق داده بخشی از فرآیند بررسی دقیق است. خریداران و وکلا که نماینده خریدار هستند می‌توانند قبل از انعقاد معامله به اتاق داده دسترسی داشته باشند.

خریدار اغلب قبل از انعقاد معامله باید تا جای ممکن اطلاعات بیشتری درباره شرکت هدف جمع‌آوری کند. بنابراین، فروشنده معمولاً اسناد و مدارک موردنیاز را در مکانی مرکزی با نظارت و ایمنی پیوسته ذخیره می‌کند تا فقط افراد مجاز امکان دسترسی به آن را داشته باشند. اغلب، فروشنده به پیشنهاددهنده یا خریدار و گروه کارشناسان همراهشان اجازه دسترسی به این اسناد را برای حفظ یکپارچگی این اسناد می‌دهد.

در معاملات بزرگ ادغام و تملیک، که شامل چندین پیشنهاددهنده است، فروشندگان از خریداران می‌خواهند که به کشور یا منطقه مورد نظر بروند و در طول فرآیند در دسترس باشند. هزینه مدیریت یک اتاق داده فیزیکی به دلیل میزبانی تعداد زیادی از خریداران و کارشناسان رده‌بالا اغلب زیاد است.

اکثر فروشندگان به‌منظور مدیریت بهتر هزینه‌ها از اتاق داده مجازی، امکان دسترسی خریداران و کارشناسان از راه دور به اسناد را فراهم می‌کند، استفاده می‌کنند. اتاق داده مجازی ازنظر زمان و هزینه نسبت به اتاق داده فیزیکی بسیار ارزان‌تر است.

اتاق داده مجازی

اتاق داده مجازی از رویکرد ابری برای ایمن‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه استفاده می‌کند. این اتاق مجازی می‌تواند با اجازه دادن به خریداران بالقوه از طریق یک اتصال اینترنتی ایمن، دقت کافی در روند معامله ادغام و تملیک یا معامله سرمایه‌گذاری را تسهیل کند. اتاق‌های داده مجازی به دلیل کارایی هزینه، سهولت دسترسی و مسائل امنیتی به‌سرعت جایگزین اتاق‌های داده فیزیکی می‌شوند.

از جمله ویژگی‌های استاندارد اتاق‌های داده مجازی می‌توان به ابزار پرسش و پاسخ، یادداشت‌ها، احراز هویت چندعاملی و مجوزهای پیشرفته اشاره کرد. ارائه‌دهندگان اتاق داده مجازی با افزایش نگرانی‌های امنیتی آنلاین، رویکردهای امنیتی پیچیده و پیشرفته‌تری برای اطمینان از یکپارچگی داده‌ها ارائه می‌کنند.

نحوه استفاده از اتاق داده مجازی

معاملات ادغام و تملیک

رایج‌ترین استفاده از اتاق‌های داده مجازی در معاملات ادغام و خرید است. خریدار اغلب در فرآیند بررسی‌های دقیقش نیاز به دسترسی به حجم زیادی از اسناد محرمانه دارد. بسیاری این اسناد ماهیتی محرمانه دارند و باید در مکانی امن برای دسترسی مناقصه گران ذخیره شوند.

اتاق داده مجازی، بررسی و تبادل اسناد را بدون رفتن به دفاتر فروشنده برای خریداران تسهیل و روند بررسی را ارزان‌تر می‌کند، زیرا خریدار نیازی به اداره اتاقی بزرگی پر از  اسناد کاغذی یا پرداخت هزینه سفر چندین متخصص برای بررسی اسناد را ندارد.

دادرسی

دادرسی شامل بررسی حجم زیادی از اسناد است. برخی از این اسناد کاملاً محرمانه هستند و ممکن است به‌سادگی گم یا دزدیده شوند. استفاده از اتاق داده مجازی به وکلا، نهادهای ناظر و سایر طرف‌های ذینفع این امکان را می‌دهد ضمن بررسی اسناد از راه دور، هیچ نگرانی‌ای بابت سرقت اسناد نداشته باشند.

اتاق‌های داده مجازی هنگام بررسی یک پرونده توسط تیم‌های بین‌المللی که روی پرونده یکسانی کار می‌کنند موثر هستند. تیم‌ها بدون نیاز بررسی دسترسی به برخی از اسناد می‌توانند به کلیه اسناد موردنیاز از مکانی مرکزی دسترسی پیدا کنند. شخص صادرکننده ممکن است برای امنیت بیشتر اسناد، محدودیت “فقط مشاهده” را برای کاربر فعال کند.

عرضه اولیه اوراق بهادار (IPO)

شرکت‌ها حین عرضه اولیه باید کار دفتری قابل‌توجهی انجام دهند، زیرا این کار نیازمند امضا و تأیید وکلا، بانکداران، سرمایه‌گذاران و سایر طرف‌ها است. ذخیره‌سازی این اسناد در اتاق داده مجازی امنیت و یکپارچگی اسناد را تضمین می‌کند و مانع از دسترسی اشخاص ثالث خارج از معامله می‌شود. همچنین، شرکت می‌تواند با جلوگیری از امکان کپی، چاپ، و ویرایش اسناد از عدم دسترسی رقبا به این اسناد اطمینان حاصل کند.

اتاق داده فیزیکی در مقایسه با اتاق داده مجازی

شرکت‌های زیادی به دلایل زیر در حال تغییر اتاق‌های داده فیزیکی‌شان به اتاق‌های داده مجازی هستند.

هزینه‌های راه‌اندازی و عملیاتی کمتر

راه‌اندازی یک اتاق داده مجازی اغلب ارزان‌تر است، زیرا شرکت فقط به یک سیستم کامپیوتری ایمن و دسترسی آنلاین به اسناد نیاز خواهد داشت. داشتن اتاق داده فیزیکی مستلزم اجاره فضایی فیزیکی و شرکت امنیتی برای محافظت 24 ساعته از این اتاق است.

همچنین، وقتی خریداران بالقوه برای بازبینی مدارک بیایند، شرکت متحمل هزینه اضافی برای پرداخت هزینه سفر، اقامت و پذیرایی از آنها می‌شود. اتاق داده مجازی فاقد هزینه‌های فوق است و بنابراین هزینه‌ عملیاتی کمتری دارد.

دسترسی جهانی

اتاق داده مجازی از طریق اینترنت قابل‌دسترسی است، یعنی هر کسی از سراسر جهان می‌تواند به اسناد دسترسی داشته باشد. در نتیجه، سرمایه‌گذاران از سراسر جهان به اسنادی حیاتی دسترسی خواهند داشت تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.

دسترسی جهانی رقابت بین خریداران را نیز افزایش می‌دهد، زیرا شرکت خریداری‌شده نسبت به حالتی که خریداران محدود به مکان جغرافیایی خاصی باشند، پیشنهادات خرید بیشتری و در نتیجه قیمت پیشنهادی بالاتری نیز دریافت خواهد کرد.

حفظ و نگهداری اسناد

ذخیره‌سازی اسناد در اتاق داده مجازی تضمین‌کننده ایمنی اطلاعات تا هر زمانی که شرکت بخواهد است. برخلاف اتاق داده فیزیکی، اسناد ذخیره شده در اتاق داده مجازی در معرض خطراتی مانند آتش‌سوزی و طوفان قرار نمی‌گیرند.

همچنین حفظ و نگهداری اسناد در اتاق داده فیزیکی، آنها را در معرض فرسودگی و پارگی قرار می‌دهد. وقتی اسناد انباشته‌شده خیلی حجیم شوند، دسترسی به اسناد سال‌های گذشته دشوار خواهد بود.

[1] Physical Data Rooms

[2] Virtual Data Rooms