175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر “فصل اول”

آخرین به‌روزرسانی: 29 دی 1401

مقدمه

می خواهید کارها سریعتر انجام شود تا بتوانید اهداف درازمدت بیشتری را انجام دهید. بسیار خوب، اما آنچه در نهایت باید پرسیده شود این است که “چگونه کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهیم؟”

این کتاب سرشار از ایده های بسیار است . اما برای آنکه کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید باید تصمیماتي بگیرید و به یاد داشته باشيد این زندگی شماست که در باره آن گفتگو می کنیم.

انتظار ندارید که معجزه شود و از آسمان چند ساعت وقت اضافی برای شما فرستاده شود؟ نه ، راه حل جادویی وجود ندارد. اما در این کتاب 175 راه حل فوق العاده خوب پیدا خواهید کرد که کمک می کند تا کارها را سریعتر و معمولا بهتر انجام دهید.

همچنین توجه کنید این کتاب فورا به اصل مطلب می پردازد ، و در آن سخن اضافه و چارت و نمودار غیر ضروری وجود ندارد. فقط پیشنهادهای خوب و معقولی در آن است که شما را برای گرفتن تصمیمات هوشیارانه جهت ارتقاء کیفیت زندگی  خود ، یاری می کند.

به دنبال تکه هایی از حکمت باشید که 10 ، 20 یا 30 دقیقه اضافی در روز به شما بدهند. آنگاه یکی دیگر را بیابید … و یکی دیگر … و یکی دیگر.

همچنین می توانید هفته ای یک یا دو نکته را انتخاب کنید و در جلسه با همکاران خود در میان گذاشته و از آنها بخواهید نکته هفته را آزمایش کنند. البته محیط ها فرق می کنند اما این شانس وجود دارد که آنها بعضی از این نکات را به كار گرفته و نتیجه آن صرفه جویی فوق العاده ایی در وقت همه افراد گروه خواهد بود.

بي آنکه متوجه شوید کنترل به دست شما می افتد و بسوي انجام دادن اهدافی که برای خودتان تنظیم کرده اید خواهيد رفت.

برای شروع چه زماني بهتر از امروز و اين لحظه است ؟

یادتان باشد تیک تیک ساعت ادامه دارد.

فصل 1: آغاز…گام نهادن در مسیر درست

هیچ چیز به اندازه ” آویزان یک کار ناتمام بودن” خسته کننده نیست.

                                                                                     ویلیام جیمس

1-دانستن اینکه زمان شما چگونه صرف می شود همیشه کمک خوبی است .بنابراین به مدت دو هفته ببینید چطور وقت تان را صرف می کنید.

کاری خسته کننده و ملال آور است، خوب آن را به چند روز کاهش دهید. شگفت­ زده خواهید شد چون اطلاعات بدست آمده نشان خواهد داد که بیشتر وقت خود را صرف افراد یا چیزهایی می­کنید که اهمیت چنداني برای شما یا برای رسیدن به اهدافتان ندارند.

2-تمرکز، تمرکز، تمرکز بر روی آغاز کارها ، بیشتر از به پایان رساندن آنها ، بزرگترین چالش برداشتن گام نخست و شروع کردن است.

(بله – آیا این احساس خوبی به شما نمی ­دهد؟)

3-هر روز چیزغیر منتظره­ ای اتفاق خواهد افتاد. روی آن حساب کنید. مقداری زمان “وای خدایا ” کنار بگذارید. اجازه ندهید این اتفاقات ، مزاحم بقیه روز شما شوند. برای آنها برنامه داشته باشید وآن را اجرا کنید و سپس به کارتان برگردید.

4-روی کاغذ فکر کنید. نوشتن کارها آشفتگی و تنش را به حداقل می­ رساند. اهداف خود ، فهرست کارهای روزانه ، و حتی مشکلاتی را که روی آنها کار می­ کنید بنویسید . بزودی درخواهید یافت که نوشتن کارها بر روی کاغذ معمولاً وضعیت را روشن می کند. سپردن کارها به حافظه هدر دهنده توان مغز است . علاوه بر آن لازم به گفتن نیست که مغز وسیله ذخیره­ سازی ضعیفی است.

5-فهرست کارهای روزانه خود را به الویت های 1 و2و3 دسته­ بندی کنید.

اولویت 1 :کارهایی که برای موفقیت شما حیاتی هستند .

اولویت 2:کارهای مهمی که حیاتی نیستند.

اولویت3:کارهایی که اگر وقت باشد، انجام آنها خوب است.

کارها را از اولویت1 شروع کرده و به ترتیب جلو بروید.

6-نصیحتی که می­ تواند هرکس را یاری دهد :”برای رئیستان ، معاون او، همکارتان وحتی مشتریان­تان یک پرونده گفتگو درست کنید”.

به جز در مواقع واقعاً ضروری ، برای تماس با اشخاص و سوأل از آنها صبر کنید تا حداقل دو مورد در پرونده گفتگوی آنان موجود باشد.

7-یک دفتر یادداشت سیمی بخرید . روی صفحات آن تاریخ بزنید و همه یادداشت­ هایتان را برای مراجعه بعدي ، در آن بنویسید. به نوشتن روی خرده کاغذها و کاغذهای چسبان که احتمال گم شدن آنها هست ، خاتمه دهید.   

8-کاری جدید را تجربه کنید . کتابچه راهنمای تلفن همراه خود را بخوانید. حتی از آن بالاتر برای یافتن نرم افزارهای جدید ، که ممکن است بهره­ وری شما را افزایش دهند در اینترنت جستجو کنید ، شرط می­ بندم با این کار،چند ابزار مدیریت زمان که تاکنون از آنها استفاده نکرده اید را خواهید یافت. اجازه دهید دستگاه کارها را انجام دهد تا شما وقت کمتری را صرف سازمان دادن به خود کنید.

9-فقط از یک سیستم مدیریت زمان استفاده کنید.  کاغذی باشد یا الکترونیک، استفاده فقط از یک سیستم ،زمان به هدر رفته برای جستجوی اطلاعات را کاهش خواهد داد.

10-اَجیّ ، مَجیّ. یک کلاس تندخوانی بروید . (اگراین کار را کرده بودید) در خواندن این کتاب هم خیلی جلوتر بودید.

11-نظرتان درباره آن همه کلمۀ رمز چیست؟ یادآوردن آنها دشوار است؟

کلمات عبور خود را ساده کرده و یک دلیل منطقی و ساده که آنها را به خاطر شما  آوَرَد برای برگزیدن هر یک داشته باشید. تلاش برای به یاد آوردن کلمۀ رمز کاری بیهوده وکاملاً هدر دهنده وقت است . بد نیست کلمۀ رمزی را انتخاب کنید که بتوان با یک دست آن رابرروی صفحه کلید وارد کرد تا دست دیگر شما آزاد باشد.

12-پنجشنبه ها دو ساعت برای سازماندهی مجدد خود وقت بگذارید . نگاهی جدید به نحوه سازماندهی خود انداخته و به دنبال فرصتها برای بهبود آن بگردید. احتمالاً  بخش­هایی را خواهید یافت که می­توان با کمی سازماندهی بهتر، چندین هدر دهنده وقت شخصی را حذف نمود.

13-یک”زمان آزاد” برای برنامه ­ریزی ایجاد کنید . بگذارید همه بدانند وقتی درِب اتاق شما بسته است ، به جز درمواقع ضروري و تماسهای خانوادگی ، نباید مزاحم شوند.

14-چیز های اضافه را دور بریزید! بله حتی بلیطهای قدیمی آخرین مسابقه فوتبالی راکه رفته ­اید . از خود بپرسید : بدترین چیزی که با دور ریختن این­ها می­تواند پیش آید چیست؟ غالب اوقات پاسخ اين است که می­ توانید بدون آنها زندگی را ادامه دهید ، پس شروع به پر کردن سطل زباله خود کنید.

15-به هر چه روی میزتان می آید به تاریخِ روز ، مهر بزنید .این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید چه زمانی چیزی را بایگانی کنید یا آن را دور بیاندازید.

16-اگر قلبتان با ریختن کاغذها در سطل زباله آتش می­گیرد ،کشویی یا فایلی برای نگهداری آنها به مدت 90 روز اختصاص دهید . اگر تا 90 روز از این کاغذها استفاده نکردید، با خیال راحت می­ توانید آنها را دور بریزید.

17-بعد از90 روز هم، راحت نیستید ؟ موش بایگانی اداره­ تان را پیدا کنید وبا او دوست شوید. در اداره شما کسی هست که از هر یادداشت و گزارش ده سال گذاشته یک کپی دارد .این فرد را دوست داشته باشید ولی کاغذهای اضافیتان را به سطل زباله بریزید.

18-باز هم به من اعتماد کنید.اغلب اسنادی که یک سال ازعمر آنها گذشته است هرگز مجدداً مورد استفاده قرار نخواهند گرفت. پرونده ها را بایگانی کرده و از سر راهتان دور کنید. اگر ممکن است فقط یکبار به یک سند بپردازید واز اين عادت كه بگوييد: “موقتاً آن را اینجا گذاشته ام” دست بردارید.

19-نکته اساسی مدیریت اسناد اين است:” آن را در حرکت نگه دارید”. (حالا چقدر راحت قابل انجام است؟) اسناد را به خارج از حوزه خود، به کمد فایل ، به پوشه “باید خوانده شود ” ویا به سطل زباله منتقل کنید. اجازه ندهید اسناد روی میز شما ساکن بماند.

20-صبرکنید! پیش از ترک اداره این سه کار را انجام دهید.1- میز کارتان را تمیز کنید 2- فعالیتها وکارهای فردا را برنامه ریزی کنید. 3- فهرست کارهای فردا را در تلفن همراه خود وارد کنید.

پس از انجام این کارها به خانه بروید . برنامه ریزی کارهای روز بعد تنش شما را کاهش داده و به شما امکان می دهد که از اوقات خارج از محیط کار لذت ببرید.